Als importeren van cursisten niet lukt, wat zou er mis kunnen zijn met uw Excelbestand?

Als u cursisten en docenten wilt toevoegen in Quayn, kan dit handig vanuit Excel. Een dergelijk bestand kan zelf worden aangemaakt, of is soms direct van de elo af te halen. Bij beide manieren kunnen er kleine foutjes -zoals ongewenste spaties- insluipen waardoor Quayn het bestand niet goed kan verwerken. In dit artikel ziet u de meest voorkomende dingen die mis kunnen gaan en wat u er aan kunt doen.
Door: Nick Hollegien & Marijke Römer

Waarom gebruikers importeren vanuit Excel?
Wanneer u Excel gebruikt, kunnen meerdere gebruikers tegelijk in Quayn worden gezet, of in één keer van klas worden veranderd. Vanuit uw elo kunt u of de beheerder vaak een Excel opvragen met alle gegevens, waardoor dit een hele snelle manier is om gebruikers te importeren.
Het Excelbestand moet als eerste regel de namen bevatten van de inhoud, zoals voornaam, tussenvoegsel, achternaam, nummer, klas, wachtwoord en e-mailadres. De rijen daaronder zijn gevuld met gegevens van de desbetreffende personen.
<Hier> kunt u de handleiding om gebruikers te importeren vanuit Excel nog eens rustig nalezen.

Wat kan er misgaan? (en hoe kunt u dat verhelpen)

  • Een onmiddelijke foutmelding bij importeren 1

Wanneer bij het importeren direct een foutmelding optreedt wanneer u tijdens stap 4 op de knop ‘Importeren’ klikt, komt dit vaak door een fout in de basis van het Excelbestand (rij 1).
Dit kan komen doordat er gegevens zijn gegenereerd door een formule, bijvoorbeeld e-mailadressen (want e-mailadressen mogen fictief zijn).
Rijen die gevuld zijn met inhoud die door een formule is gemaakt, kunnen niet door Quayn worden verwerkt.
– De oplossing is om de formule om te zetten in tekst. Dit kan door de cel te kopiëren en daarna te plakken als ‘Waarden’.

plakkenspeciaal
[ via de optie plakken ‘Waarden’ worden cellen die door formules samengesteld zijn, omgezet in gewone tekst die Quayn wel kan importeren. ]

  • Een onmiddelijke foutmelding bij importeren 2

Wanneer het Excelbestand direct na stap 4 van het importeren een foutmelding oproept, kan het zijn dat er HTML-code is meegekomen wanneer de lijst is geëxporteerd uit een elo.
– De oplossing is om de hele Excel te kopiëren en te plakken in een nieuwe Excel via de optie ‘Plakken’ | ‘Waarden’.

qplakkenwaarden

  • Foutmelding na een tijdje wachten

U krijg een foutmelding nadat het importeren al wel een tijdje bezig is. Deze foutmelding treedt vaak op wanneer er een probleem is met het importeren van één van de rijen van gebruikers. Vaak is dit een ontbrekend e-mailadres of een vreemd teken in het e-mailadres (de gebruikersnaam).
Het kan zijn dat er een ë of é in een e-mailadres staat en hierop loopt het importeerproces stuk.
Ook spaties die voor of na een e-mailadres staan, kunnen zorgen voor foutmeldingen.

– De oplossing voor vreemde tekens is om in de cellen met de e-mailadressen de vreemde tekens handmatig te verwijderen.
– De oplossing voor de spaties is om in de cellen met e-mailadressen te kijken of er iets verspringt. Er kunnen ook spaties aan het eind van het e-mailadres staan, u kunt dit checken door rechts uit te lijnen en te kijken of er iets verspringt.

excel

Mocht u er niet uitkomen, dan kunt u uw Excelbestand altijd opsturen naar onze helpdesk Nick Hollegien. Dit kan via helpdesk@drp.nl, dan kan hij zien wat er mis gaat.

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s